個人工作效率低下怎麼破？ 講師 湯孝昭
前幾天跟一位許久不見的朋友聯繫， 聽到我從國外回台定居她很高興，嚷著要跟我聚聚， 約好周末喝下午茶。
到約定時間沒見她人影， 我想先進餐廳叫點東西等她吧。 這一等， 就等了一個多小時， 只見她行色匆匆的趕來，滿臉儘是憔悴 也不過才1年多整個人老了10歲似的 ，她連聲說對不起 還說是在公司加班
問她為什麼周末還加班 她無奈的說:"唉! 老闆要求的多 公司事作不完， 家裡事又一大堆， 就像蠟燭兩頭燒 ，快要受不了了"。
的確，在現代一切講求速率的社會中， 一些積極變革的企業會強烈要求員工的效率
，可偏偏許多人無法適應這樣快速的轉變，於是工作效率持續低下， 個人壓力越來越大， 甚至到無法承受必須就醫的地步，偏偏有些人並不認為自己工作效率不如以往， 還推托是老闆給的工作量比以前大， 其實 ，工作效率是否低下從以下幾個方面是可以自我覺察的:
1老覺得時間不夠用-就像我的那位朋友，
工作到必須利用假日加班還趕不完， 好像怎麼忙都還是有一堆等著要辦的事， 搞得身心俱疲。
2無法集中注意力-太多的事需要關注，
無法集中在某一件事情上， 但往往事事關心， 事事做不好。
3經常犯錯- 大錯雖然沒有但小錯不斷，
雖然努力想改善， 但錯誤還是莫名其妙的發生， 同事嫌， 老闆唸， 有時真想挖個坑往裡跳。
4記憶力倒退-明明上班第一件要作的事，怎麼到了辦公室就忘了， 明明即刻要給客戶發的電子郵件，怎麼打開電腦就不記得發了!
5精神不濟-總是提不起精神，就算早上剛上班也是如此，
眼皮沉重， 呵欠連連，連帶也影響了工作的情緒。
除了以上這些徵兆之外
你也可以運用工作效率計算公式:工作總量÷工作時間=工作效率 計算出自己的工作效率指數
如果發現自己的工作效率的確嚴重下降，怎麼辦？著急是無補於事的， 也不需要怨天尤人認為自己"前途無亮" ，其實只要找出工作效率低落的原因並且從根本解決，就能使 工作效率很快的提升上來。接著就讓我們來找出根源 積極強化你的工作效率!
1.時間不夠用， 這是時間管理上的問題。每個人的一天都是24小時， 都是1440分鐘， 每個人上班時間都是8小時。 為什麼別人可以在8小時之內完成工作而你不行，思考一下 是不是時間運用的不對？你不妨可以在前一天就寫出第二天的工作計畫表。把工作依重要程度一一列出，每天一開始就做最重要的工作，不要一到辦公室打開電腦就查看電子郵件、上網、或是看報，等達到一定的進度或是完成之後，再去做第二優先的工作，在休息時間則可以做一些不太重要、但你喜歡的工作。
曼徹斯特商學院領袖學教授素珊•摩格就建議職場人要增加工作效率就先制定一份時間表，他說:「如果在你面前有一項重大的任務，務必思考三件事情：（一）首先要做的是什麼？（二）什麼可以同時進行？（三）什麼是你可以直接控制的？有了答案後，著手制訂一個時間表或流程圖。這樣將工作的次序和時間安排好，就不會感到不知所措。」
2無法集中注意力-曾經看過一個統計數字:『當前職場中，注意力不集中的表現有哪些？71.2%的人首選「看起來忙碌，實際效率低下」；其次是「工作任務一直拖延，無法按時完成」(66.0%)，排在第三位的是「不時停下手頭工作，去關注新聞或其他事情」(58.1%)；41.3%的人選擇「無法長期專注一份工作，頻頻跳槽』不管你是不是在其中，都要找出讓你注意力不集中的原因， 是因為辦公室人多嘴雜讓你分了心，還是老闆三不五時找你做些小事，讓你無法專注在你的本職工作上
？或者其他原因------？只要能找出根源就可以對症下藥 如果是辦公是太吵 你可以試著帶個耳塞 (當你無法請別人安靜下來)
告訴老闆秘書你現在很忙請找別人協助(注意態度)，再者你可以透過一些集中注意力的小小訓練，像是 『深呼吸放鬆』 『靜坐』， 『冥想自己的願望已經實現』等，讓你的注意力很快回到工作上。
3經常犯錯-在自己也不知道的情況下經常犯些無意識的錯誤，其實是件很糟糕的事，因為那不僅會造成自己的困擾，也會造成別人的困擾，例如你寫的銷售工作報表裡面總有幾個小錯誤
，上層人員每次都得詳加檢查幫你修正錯誤，以免到老闆那裡被削， 平添了許多別人的困擾， 這種情形其實歸根究底是你沒有建立起在工作上.生活上的好習慣 ，應該徹底檢討、修正你的工作習慣或方式，多注意平常忽略掉的小細節，讓工作流程達到「最佳化」。就可以減少"小錯不斷'的發生。
4記憶力倒退-現代人一成不變的生活方式， 每天重複不斷的固定坐息，加上龐大的各種壓力， 往往會讓人的大腦很快耗損 ，所以許多人年紀輕輕就覺得開始健忘， 記不住事，造成工作上的極大困擾，最好的鍛鍊方式就是在生活中經常刺激腦部的不同部位， 讓它有作用的機會。 例如『創新思考』-不管食衣住行， 都可以從創新的角度去思維 : 今天做些甚麼新鮮菜， 找個沒去過的地方做個探險之旅，
剪個過去從未嘗試過的髮型， 工作上想想甚麼創意新點子讓客戶喜歡你----總之， 換個想法換個新， 對增強記憶是有實質幫助的 ，當然我們也聽過 不要在夜間用腦 ，吃些健腦的維生素，從食物中吃出好記憶等種種方法，
都是不錯的點子。
5 精神不濟.這是影響工作效率最重要的因素， 工作時沒有好精神 ，怎麼可能把工作做好， 就算勉強在時間內完成工作，也一定是錯誤百出， 無法見人。 久而久之，不僅自己喪失信心，也無法獲得別人的信任。 所以，如果發現有這樣的情形出現，一定要迅速想方改善。其實改善精神不濟並不是件困難的事， 首先就是要有充足的睡眠， 每天至少睡足6-7小時;其次保持良好的睡眠品質， 睡的多和睡眠品質好是不一樣的， 睡的再多可是翻來覆去睡不著或睡得不穩，第二天上班照樣會精神不好， 所以睡前避免喝刺激的飲料如咖啡. 茶， 避免玩刺激的令人亢奮的電腦遊戲或看刺激的影片， 避免思考工作上有壓力的事 ----都可以幫助睡眠品質。 第三是維持正常的生活作息 ，三餐定時定量， 早睡早起，多喝水 以增加身體的代謝 ， 雖說是老生常談， 但卻是提振精神最好的方法。第四是常運動， 過度的運動讓人疲勞， 適度的運動則可以讓人身體健康，精神百倍。第五， 千萬別經常熬夜加班. 再健康的人也禁不起熬夜加班的折騰這不僅會讓人精神不濟 甚至會讓肝臟嚴重受損影響生命安全
近期傳出的過勞死案例就是警惕。
最後還要提醒你一點， 不要在辦公室因為怕得罪人就當濫好人，把同事請你幫忙的事全攬下來做， 要知道答應一次就會有第二次， 答應一個就會有第二個， 凡事都要量力而為， 你又不是超人怎麼可能事事幫忙？拒絕並不是一件丟臉的事， 也不會因此影響你和同事間的情誼， 只要讓對方知道， 你不是不願幫他， 而是力有未逮。從某一方面來說你還要懂得分工合作的原則，藝珂人事顧問公司（英國及愛爾蘭）董事長史蒂芬•寇派崔克對職場人提高工作效能的建議就是
「不要抗拒把工作分配給同事做。要清楚掌握什麼人負責什麼工作，避免工作重複，浪費時間。分配工作不是迴避責任，而是有助建立一個強大、有效率的工作團隊。分派工作給同事時，必須詳細解釋你希望對方完成的任務，並且訂出限期。」
當然個人效率低落的原因除去自身的因素外 還有一些不可抗拒的外力 像是公司內部有許多會議要開 許多外訪或臨時發生的重要情況需要處理而無法在時間內完成目標任務
，這些則有待你的溝通技巧及危機處理能力了。
總之不要因為一時的工作效率下降而沮喪，
要積極思考尋找原因去除障礙， 不過如果發現做了各種努力，工作效能還是無法提升，就要考慮是不是身體出了問題。 有問題立即延醫治療 ，千萬不要諱疾忌醫造成更嚴重的後果。夥伴們 加油!
